BASE DE DATOS

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenadas sistemáticamente para su posterior uso.

En la actualidad y debido al desarrollo tecnológico de campos que a venido abarcando como la INFORMÁTICA Y LA ELECTRÓNICA la mayoría de las bases de datos están en formato original (electrónico) que ofrece a un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

la base de datos pueden clasificar de varias maneras según la variedad de los datos almacenados:

• BASE DE DATOS ESTÁTICAS
• BASE DE DATOS DINÁMICAS

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007

Vamos a conocer a continuación cuales son los ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCSES 2007, la pantalla, las barras, entre otras para así mismo saberlas diferenciar. lo podemos desarrollar por empezar a aprendernos cada uno de los nombres por el cual se encuentra conformado de este modo estaremos en disposición de empezar a crear una base de daros en el siguiente tema:

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2007

• DESDE EL BOTÓN INICIO que se encuentra situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, colocamos el cursor y hacemos clic sobré el botón INICIO donde se despliega u menú: al colocar el cursor sobré PROGRAMAS tendremos el listado de programas que se encuentran instalados en tu ordenador buscar MICROSOFT OFFICE y luego MICROSOFT ACCESS hacemos clic sobre él, y se iniciara el programa.
• DEL ICONO DE ACCESS 2007 del escritorio.

Para CERRAR access 2007, podemos utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

• hacer en e clic botón
• pulsar la combinación de teclas ALT+F4
• hacer clic sobre el botón de office y pulsar el botón salir access

LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar access aparece una PANTALLA INICIAL como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. la pantalla se muestra a continuación puedo no coincidir exactamente con la que vemos en cada uno de nuestros ordenadores, ya que cada usuario puede decidir que elementos quiere que se vean en cada momento como seguiremos viendo de aquí en adelante

LA BARRA DE TITULO

LA BARRA DE TITULO contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

en el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO contiene las operaciones más habituales de access como GUARDAR, IMPRIMIR O DESHACER

Esta barra se puede personalizar para añadir todos los botones que quieras. para ello debemos hacer clic en la flecha desplegaban de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes.


Pulsando en MAS COMANDOS se abrirá un cuadro de dialogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo aqui en adelante:

BANDA DE OPCIONES

LA BANDA DE OPCIONES

Esta banda contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaña. si hacemos clic en CREAR podremos ver las operaciones realizadas.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. pero claro esta que las habituales podríamos añadirlas como ACCESO RÁPIDO.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de ACCESO POR TECLADO de esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el elemento actual se muestran de forma semitransparentes.

para salir del modo DE ACCESO POR TECLADO vuelve a pulsar el teclado ALT.

BOTÓN DE OFFICE

Si nosotros hacemos clic en el botón office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla donde podremos desplegar en menú con las opciones que podemos ver en la anterior imagen a GUARDAR, IMPRIMIR...... ARCHIVO


Este menú también contiene dos tipos básicos de elementos:

• COMANDO DE INMEDIATOS Se ejecutan de forma e inmediata al hacer clic sobre ellos. se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparecerá nada.

• OPCIÓN CON OTRO MENÚ DESPLEGABLE Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha, colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones.

LA BARRA DE ESTADO

LA BARRA DE ESTADO se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación distinta información, claro que depende en la pantalla que estemos

CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos debemos:

Hacemos clic sobre la opción nuevo del botón de office (haciendo clic en el icono de office en la parte superior izquierda de la pantalla).

Selecciona la opción base de datos en blanco





Aparecerá un panel a la derecha de la pantalla la siguiente imagen:




En el cuadro de dialogo indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardara.







Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos



Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de estas.


En el panel de exploración allí podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.


CERRAR LA BASE DE DATOS: Una base de datos se pude cerrar de varias formas:

Cerrando access

• Ir al botón de office y pulsar el botón salir de access


• Hacer clic sobre el botón CERRAR de la ventana de base de datos.
  

Sin cerrar access

• En el botón de office, elegir la opción cerrar base de datos
  
  
  
  ABRIR UNA BASE DE DATOS
  Podemos abrir una base de datos existente desde tres sitios distintos:
  

• Botón de office


• Ir al botón de office


• Elegir la opción abrir
  
  
  
  
  

En la parte derecha veras el marco abrir base de datos reciente.

Abrir access desde su icono en el escritorio o desde la opción en inicio todos los programas aparecerá la pantalla de introducción a Microsoft access.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace mas para buscar el archivo de la base de datos que quieras abrir.

Una base de datos concreta se abrirá el cuadro de dialogo abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde esta la base de datos que queremos abrir, hacemos doble clic sobre ella.

Al abrir una carpeta se situara en el cuadro superior buscar en y ahora en el cuadro inferior

TAMAÑO DEL CAMPO

Para Los campos TEXTO ESTA Propiedad Una Determinación El Numero Máximo de CARACTERES Que Se pueden introducir en el campo. Teniendo en cuenta que es El Efecto de 50 CARACTERES y valor Máximo de 255.

Los Campos par NUMÉRICOS las Opciones Las Hijo Siguientes:

• BYTE: Sin pecado Carácter, Almacena Valores Enteros DESDE 0 Hasta 255
• Entero: Los Valores Para Enteros comprendidos Entre 0 y 255
• SIMPLE: Para la Introducción de Valores compren di dos Entre -1,79769313486231 E308 Y -4,9406564584124 Los E-324 par Valores negativos. Los Valores Y El párrafo positivos Con El Signo de +. ESTA Opción, Al fin UTILIZADA PARA LA es DOBLE Opción.
• ID. DE REPLICA: Se utiliza El párrafo claves en bases réplicas.
• DECIMAL: Para Los Almacenar Valores emprendidos Entre -1038-1 Y 1038-1.

Los campos AUTONUMERICAS Hijo Entero Largo.

Además Los Tipos de datos no les SE PUEDE Especificar.

FORMATO DEL CAMPO

Tris Propiedad Sí utiliza El párrafo izar personal la forma de presentar Los Datos en Pantalla o en Uniforme.

Se Puede establecer PARA TODOS Los Tipos de Datos EXCEPTO OBJETO OLÉ y AUTONUMERICO.

• Los Campos par Numérico Y MONEDAS Las Hijo Opciones:

NUMERO GENERAL: Los Números Presentación introducidos Como tal http://www.scielo.cl/scielo.php?scri.

MONEDA: Presentación de Los Valores introducidos Con El separador de Millares y El Símbolo monetario Asignado en WINDOWS Como Puede Ser E.

EURO: se utiliza El Formato de Moneda, Símbolo del Con El euro.

FIJO: Los Pecado Presentación Valores separador Millares de

ESTÁNDAR: Presentación de Los Valores Con separador de Millares

PORCENTAJE: El multiplicación Por valor 100 y AÑADE El Signo de porcentaje (%)

CIENTÍFICO: Presentación de El Numero Con la notación Científica.

• Los campos FECHA / HORA Vienen Los Siguientes Formatos.

FECHA GENERAL: El valor de tenemos de si Que es Una Fecha en solitario, No Se Muestra hora Ninguna, si El valor

• GENERAL FECHA: si es valentía El sola fecha Una, de No Se Muestra Ninguna hora; si Su valor ES EL DE UNA hora, de No Se Muestra la fecha Ninguna.


• FECHA LARGA: se Visualiza la Fecha Con El Día de la Semana Y El mes completo: EJEMPLO LUNES 21 DE AGOSTO DE 2000


• FECHA MEDIANA: Presentación Con El mes de Los Primeros CARACTERES tes EJEMPLO 21 -AGO-2000


• FECHA CORTA: se la Presentación de Dos Con fecha Dígito par El Día, mes y Año. Ejemplo: 01/08/00.
• El Formato de asumir FECHA CORTA Las Que emprendidas El Entre 1 / 100 y El hijo Fechas 31/12/29 emprendidas Entre Los Años 2000 y 2029 y Las Fechas emprendidas El 1/1/30 Entre pertenecen al Intervalo Años de Entre 1930 y 1999.
• HORA LARGA: El Formato de La Presentación normal ejempl0: 17:35:20
• HORA MEDIANA: Presenta La Hora Con Formato PM o AM Ejemplo 5:35 pm
• HORA CORTA: Presenta la hora Pecado Segundos 17:35 Ejemplo

Los campos SI / NO disponen de los Formatos os predefinid SI / NO VERDADERO, / Y FALSO O Activado DE Activado.

El párrafo de control Predeterminado Sin Dato SI / NO es de La Casilla vinificación Por Lo Que en vista la HOJA DE Los DATOS Datos Aquí aparecen Como una Casilla de vinificación y no Si He El Efecto de la propiedad,, Formato, Claro Que Si tris Queremos El Efecto ver y Control Elegir El Cuadro de texto

LOS CAMPOS MEMO Y TEXTOS no disponen de Formatos os predefinid, Par Los Campos TEXTO SE tendría Que CREAR Formatos izados personales.

LUGARES Decimales

ESTA Propiedad nos permite indicar El Numero de Decimales Queremos asignar Que el pecado de la ONU Tipo de dato o NUMERO Moneda.

MASCARA DE ENTRADA

mascara de entrada "Esta El párrafo es: facilitar La Entrada de Datos y de Los párrafos controlando Valores.

Acceso Asistentes de la ONU MASCARAS DE dispone PARA ENTRADAS Qué nos FACILITE establecer esta Propiedad, y accederemos al HACER Cual al clip Sobre el Botón de la ONU aparece Que La Derecha de la propiedad,, sin Modificar Una Vez activada dicha Propiedad.

TITULO

Se utiliza tris indicar par Propiedad Como Queremos Que Se Las visualizar la cabecera del Campo.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

VALOR Predeterminado

Podemos encontrar en Este valor Que almacena de forma El Automática En El campo si no introducimos Ningún valor.

Este valor suele emplear en Sí El párrafo de SE SABE de Cuando el pecado Que Determinado campo va ha Dora la Mayoría de las Veces El Valor Mismo, sí utiliza Propiedad tris párrafo indicar o Especificar Cual va Servicio sin valor y de El Así Que Se introduzca estomáticamente En El campo La Hora de Uno de Los introducir Datos de la tabla.

TEXTO DE VALIDACIÒN

esta en Propiedad vamos Escribir sin texto de El Que Nosotros queramos Qué nos aparezca en Pantalla, si introducimos en la ONU Valores campo Que No cumplen la Regla de Validación, ya Que FUE especificada en la propiedad,, anterior

bueno PARA QUE la Personalidad SEPA Que ha cometido errores de las Naciones Unidas, el a la hora de introducir de Los Datos debemos de uno y Mensaje de la ONU El Cual le diga Porque Su error.

ESTA Propiedad Se Puede utilizar PARA TODOS Los Tipos de Propiedad de Datos Con La Excepción de el OBJETO OLÉ El y AUTONUMERICO

Requerido

Si Nosotros Queremos Que el pecado campo Sí llene obligatoriamentte Que tendremos sin asignar ESTA Propiedad de El valor SI, en Caso contrario El Valor de los sueros El NO.

Esta Propiedad Se Puede utilizar PARA TODOS Los Tipos de Propiedad de Datos Con La Excepción de el OBJETO OLÉ El y AUTONÚMERICO

Longitud PERMITIR CERO

MEMO Hijo y TEXTO campos Con ESTA cuentan Propiedad par Como Poder Cómo controlar la Introducción de Valores de Cadena Que no contengan o CARACTERES estén vacíos.

Esta Propiedad Se Puede utilizar PARA TODOS Los Tipos de Propiedad de Datos Con La Excepción de el OBJETO OLÉ El y AUTONÚMERICO.

INDEXADO
SE ESTA establecer utiliza par Propiedad pecado Índice de Campo de Las Naciones, Sólo Unidas. Los ÍNDICES Hacen Que Las consultas basadas en Los Campos indexados Sean Más Rápida, Aceleran y Al fin Las Operaciones de Ordenación y Agrupación.
PARA HACER ESTO dispone la Propiedad de Tres valores:
NO: El Pecado Índice

• SI (Duplicados CON) de Cuando Sí de Asigna ONU Índice y al Campo Además Duplicados admite Valores (Con Donde Dos Hijo Filas El Mismo valor en El Campo)



• SI (SIN Duplicados) de Sí de Cuando el pecado Asigna Pero admitir El Pecado Índice Valores Duplicados

LAS RELACIONES

En esta pagina vamos a ver como relacionar las tablas y los diferentes TIPOS DE RELACIONES que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

CREAR LA PRIMERA RELACIÓN
para crear las relaciones en ACCESS2007 primero deberemos ACCEDER a la ventana relaciones debemos hacer clip en el botón RELACIONES que se encuentran en la pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS.

Aparecerá el cuadro de dialogo MOSTRAR TABLA de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.
seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.





ahora aparecerá la ventana RELACIONES con las tablas añadidas se realiza el paso anterior.

para CREAR LA RELACIÓN

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso CÓDIGO)

debemos pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo NUMERO de la tabla secundaria (ÁULACLIC_FACTURAS)

soltar el botón

aparecerá el cuadro de dialogo MODIFICAR RELACIONES siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaclic_clientes y aulaclic_facturas) y debajo de estos el nombre de los campos de relación (código y numero)

AÑADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES

Si ya hemos creado una relación y queremos otra pero no se dispone de la tabla en la ventana relaciones debemos añadir la tabla a la ventana

Para añadir la tabla hacer clip sobre el botón mostrar tabla en la pestaña diseño.

LA TABLA HAY QUE PEGARLA

QUITAR TABLAS DE LA VENTANA DE RELACIONES
Si queremos ELIMINAR UNA TABLA DE LA VENTANA RELACIONES

Primero nos situamos en la ventana RELACIONES haciendo clip en el botón RELACIONES en la pestaña HERRAMIENTAS DE BASES DE DATOS.

Después nosotros podemos llegar a elegir entre:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción OCULTAR TABLA del menú con textual que aparecerá.


• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón OCULTAR TABLA en la pestaña DISEÑO.
  

MODIFICAR RELACIONES

Para MODIFICAR RELACIONES YA CREADAS:

posicionar se en la ventana RELACIONES y elegir entre estas dos formas:

• hacer clip con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción MODIFICAR RELACIÓN... del menú con textual que aparecerá.

• Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clip en el botón MODIFICAR RELACIONES que encontraras en la pestaña DISEÑO de la banda de opciones.

ELIMINAR LAS RELACIONES

para querer BORRAR LA RELACIÓN debemos seguir los siguientes pasos.

• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción ELIMINAR del menú con textual.




• bueno podemos hacer clic en el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedara seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
  

la relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

LIMPIAR LA VENTANA DE RELACIONES:

cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y relaciones, la ventana de RELACIONES pueden llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visual izando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. para ello utilizaremos la opción BORRAR DISEÑO y MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS que describiremos a continuación.

para LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES haz clip en el botón BORRAR DISEÑO en la pestaña DISEÑO:



desaparecerán las tablas y todas las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana.

MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS

esta opción nos permite visualizar en la ventana RELACIONES. todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello:

posicionar se en la ventana de relaciones.

Hacer clip en el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción MOSTRAR DIRECTAS del menú con textual que aparecerá

• hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS en la pestaña DISEÑO.

aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones:

VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES:

Si queremos visualizar en la ventana RELACIONES todas las relaciones:

posicionar se en la ventana RELACIONES y elegir entre:

• Nosotros podemos hacer clic en el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción MOSTRAR TODO del menú con textual que aparecerá
  
  

• pulsar el botón MOSTRAR TODAS LAS RELACIONES en la pestaña DISEÑO.

LAS CONSULTAS

LAS CONSULTAS

Las consultas son los objetos de una base de datos que permite recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado.
Existen varios tipos de consultas:

• Consultas de selección
  
• Consultas de acción
• Consultas especificas de SQL
  

Para crear una consulta debes abrir la base de datos donde se encuentra la consulta crear.




Si haces clic en el botón asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Al entrar en la vista diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que las consultas sacara los datos con un cuadro de dialogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón agregar

GUARDAR LA CONSULTA

Podemos guardar la consulta haciendo clic en el botón de la barra de acceso rápido o seleccionando la opción guardar del botón office.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana diseño de consulta o bien desde el panel de exploración.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas que no permiten esas molificaciones).

ORDENAR FILAS

Para ordenar filas debemos hacer clic sobre la fila orden del campo por el cual queremos ordenar las filas.

Se pueden ordenar ascendente de menor a mayor y descendente en orden inverso.

Podemos ordenar por varios campos, rellenar la fila orden de todas las columnas por la que queremos ordenar.En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna , se ordenan por la segunda columna, y así sucesivamente.

El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna, descendente por la segunda columna.

SELECCIONAR FILAS

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor VALENCIA en la fila criterios ya que si no podemos operador asume por defecto el =.

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas (utilizando las filas O y siguientes).

En la tabla alumnado los campos apellidos, nombre, población y fecha nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por apellidos

CONSULTAS CON PARÁMETROS

Si usaremos hacer una consulta para obtener los alumnos con una determinada población, la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

Un parametro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

La población es igual al valor a introducir de esta manera:

Otra forma de utilizar un parámetro de una consulta es definiendo lo mediante el botón parámetros de la pestaña diseño.

En este caso después de elegir la opción, se abre el cuadro de dialogo parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definido con el botón parámetros.

LAS CONSULTAS MULTITABLA

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas la ventana diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas hacemos clic en el botón mostrar tabla de la pestaña diseño:

COMBINAR TABLAS

También se combinan automaticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las tablas aunque no exista una relacion definida entre ellas.

Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas de access busca directamente en la opción tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión con la cual se emparejan solo las filas que luego aparecen en resultado y la consulta es mas eficiente.

Si las tablas están combinadas aparece de la siguiente manera:

Las combinaciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.

COMPOSICIÓN EXTERNA

La combinaciòn externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en otra tabla.

Por defecto la combinaciòn es interna de ambas tablas , si queremos definir una combinaciòn externa deberemos seleccionar la opción 2 o 3 según lo que queramos obtener.

Si seleccionamos la opción 2

La conbinaciòn aparecerá de la siguiente forma:

Si seleccionamos la opción 3

La conbinaciòn aparecerá de la siguiente :

El sentido de la flecha nos indica de que tabla obtendremos TODOS los registros.