Los informes nos sirven para presentar datos de una tabla o consulta para imprimirlos. La diferencia con los formularios es que en los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar ) y en los informes la información se agrupa mas facilmente la información y se pueden sacar por grupos.
En esta unidad veremos como CREAR UN INFORME utilizando su diseño y CAMBIAR SU DISEÑO una vez creado.
Para crear un informe utilizaremos la sección INFORMES que encontraras en la pestaña CREAR:
- DISEÑO DE INFORME: debemos abrir una un informe en blanco y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en el. En esta unidad veremos mas adelante como modificar el diseño de un informe.
- ASISTENTE PARA INFORME: es un asistente que nos va guiando paso por paso para crear el informe.
- INFORME: crea auticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el PANEL DE EXPLORACIÓN.
- INFORME EN BLANCO: abre un informe en blanco en vista PRESENTACIÓN.
A continuación veremos la forma en que se debe crear un informe utilizando el asistente.
EL ASISTENTE PARA INFORMES
Aparece la primera ventana del asistente:
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos equivocamos de campo seleccionamos el botón
y el campo se quita de la lista del campo seleccionado
o seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
Alrededor del área de diseño tenemos unas REGLAS que nos permiten medir las distancias y los controles, también hay una cuadricula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
cuando nosotros queremos crear varios controles así mismo los podemos BLOQUEAR haciendo doble clic sobre él (donde aparecerá rodeado de una linea oscura) pudiendo crear todos los controles que nosotros queramos. para QUITAR EL BLOQUEO hacemos clic sobre el botón.
el botón AYUDA A LOS CONTROLES activara o desactivar
el resto de la sección esta compuesta de los siguientes TIPOS DE CONTROLES:
ETIQUETA nos sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su parte superior TITULO.
CUADRO DE TEXTO : se utiliza para representar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. este tipo de cuadro se le llama un CUADRO DE TEXTO DEPENDIENTE porque depende de los datos de un campo. los cuadros de texto también pueden ser independientes. en la propiedad ORIGEN DE CONTROL tenemos el nombre del campó de la tabla a la cual se encuentra asociada, parta el caso de que nos muestre el caso de calculo debemos mostrar como formula el signo igual =
CUADRO COMBINADO: en muchos de los casos es mas fácil y rápido seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo, si no disponemos de suficiente espacio en el formulario desplegamos la flecha que tenemos ala derecha. cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayudara a definir el control.
CUADRO DE LISTA: a diferencia del cuadro de combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento, al igual que los cuadros combinados pero el cuadro de listas pueden tener por lo general una o mas columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados.
GRUPO DE OPCIONES: se utiliza para presentar especialmente un grupo de opciones que hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee.
un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción del grupo a la vez.
BOTÓN DE OPCIÓN: se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado o para presentar un campo de tipo SI/NO.
CASILLA DE VERIFICACIÓN: la podemos utilizar para añadir una nueva opción en un grupo de opciones ya creado, o para representar un campo de tipo SI/NO
BOTÒN DE ALTERNAR: Se utiliza para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, si el campo contiene el valor SI el botòn aparecera presionado.
BOTÒN DE COMANDO: este botòn permite ejecutar una acción con un simple clic como por ejemplo abrir un formulario, registro etc..........., al hacer clic en el botòn, no solo se ejecutara la acción correspondiente, si no que tambien aparecera que se preciona y se suelta el botón.
CONTROL DE PESTAÑA: la utilizamos cuando queremos presentar cada regidtro del origen de muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizaqrlos en varias predefinida de distintas.
CONTROL DE IMAGEN: para insertar en el formulario, la imagen no varía al cambiar el registro.
MARCO DE OBJETO PENDIENTE: Esto nos sirve para insertar controles como un archivo de sonido, un documento de word, un gráfico etc.., serán controles que no variaran.
MARCO DE OBJETO DEPENDIENTE: inserta una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.
SALTO DE PÁGINA: este no tiene efecto en la VISTA DE FORMULARIO pero si en la VISTA PRELIMINAR y a la hora de imprimir
LINEA: para añadir una lista al formulario.
RECTÀNGULO: Para añadir rectàngulo al formulario.
por ultimo podemos añadir mas CONTROLES, controles mas complejos con el botón.
- SELECCIONAR CONTROLES
para seleccionar un control basta tan sólo con hacer clic sobre él. cuando ya un control se encuentra seleccionado aparece rodeado de cuadros que lo denominaremos CONTROLADORES DE MOVIMIENTO (los mas grandes) y CONTROLADORES DE TAMAÑO (los mas pequeños) como se puede analizar y observar a continuación:
- AÑADIR CONTROLES
para añadir al formulario un campo nuevo de origen, para realizarlo debemos abrir la lista de campos haciendo clic en el boton AGREGAR CAMPOS EXISTENTES en la pestaña de DISEÑO, en esta ventana podremos ver los campos de origen del formulario arrastrando el formulario hasta el lugar que queremos que aparezca el campo. access creara automaticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. ademas tambien podemos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS CONTROLES
para cambiar el tamaño de un control lo seleccionamos, se realiza pulsando el boton derecho del ratón doble clic y arrastrar hasta que el control tome el taamaño.
para cambiar el tamaño de los controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de ellos se cambiaran todo.
el botón AUTOFORMATO que se encuentra en la pestañade organizar ppodemos cambiar el aspecto de los formularios haciendo un clic, asignandole un diseño que tiene accsess, los formularios tambien aparecen en el asistente
nosotros tambien podemos agregar un SUBFORMULARIO haciendo clic sobre el, ya que lo encontramos en la pastaña de DISEÑO (junto al resto de los controles)
bueno un subformulari es un formulario que se inserta en otro. esta combinación por lo general se llama jerarquica
los subformularios tienen como mayor ccaracteristica es de que muestra de forma eficaz las tablas o consultaas de datos
como el subformulario y formulario estan vínculaddos para que el subformulario presentes sólo los registros que la cual se encuentren relacionados con el registro actual del formulario principa.
- PARA ALINEAR VARIOS CONTROLES: nosotros podemos moverlos de uno a uno guiandonos por la cuadrícula pero tenemos lla opción del menú, FORMATO ya que este nos permite realizarlo de forma más cómoda. esto lo podemos hacer seleccionando los controles de la sección ALINEACIÓN: IZQUIERDA,DERECHA, ARRIBA, ABAJO.
podemos tambien utilizar el bóton AJUSTAR LA CUADRÍCULA esto se hace para que los controles se alineen de forma automatica
para poder proceder a la alineacion de controles, lo hacemos seleccionando los controles que queremos ajustar y pulsamos laa opción la cual se ha la adecuada a lo que nosotros queremos realizar
pero nosotros podemos elegir AJUSTAR, que es donde lo pódemos ampliar para que nos quepa el contenido
A LA CUADRICULA: Ajustar a la cuadrícula.
AJUSTAR AL MAS ALTO: Aquí es donde todods los controles toman la altura del mas alto.
AJUSTAR AL MAS CORTO:AQUÍ es donde todos los controles toman la altura del menos alto
AJUSTAR AL MAS ANCHO: todods los controles toman la anchura del mas ancho.
AJUSTAR AL MAS ESTRECHO: Todos los controes toman la anchura del menos ancho.
la opción de DELIMITACIÓN la utilizamos oara enlazar dos controles diferentes, esto nos quiere decir que si nosotros modificamos bien sea el primero o el segundo se realiza con el fin de que los dos se modifiquen.
- AJUSTAR EL ESPACIO ENTRE LOS CONTROLES: bueno nosotros podemos cambiar los controles, ademas de moveerlos libremente por el area de diseño, podemos utilizar como consiguiente unas opciones de la sección POSICIÓ
si nosotros queremmos ajustar los controles los seleccionamos y eligimos la opción que se ha la cual la mas adecuada a lo que queremos realizar como dejarlos con el mismo espacio entre los controles (IGUALAR),aumentar el espacio entre todos los controles como se puede observar en la anterior imagen a la izquierda la opción de AUMENTAR o si queremos reducir el espacio DISMINUIR
con laas anteriores opciones tambien las podemos emplear para el espacio vertical.
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